やるべきことは山ほどあるのに時間がない。
趣味や資格の勉強にも時間を割きたいのにその余裕がない。
そんな状況に陥ってフラストレーションがたまっていませんか？
「時間がない」ことが最大の悩みというあなたは、生産性に対する意識が欠けているのかもしれません。
今回は生産性を意識していない生産性が低い人というのはどういう人なのか、そして生産性を高めるために変えるべきポイントについてご紹介していきます。
生産性が低い人の３つの特徴
普通に暮らしていると生産性というのを意識する機会はなかなかないかもしれません。
しかし、どんな立場の人でも生産性と無縁ではないのです。
自営業者や経営者だけでなく、会社員や専業主婦も、生産性を意識している人としていない人とでは雲泥の差が生まれます。
では、生産性が低い人とはどんな人なのでしょうか。
時間に対する意識がない
生産性を意識していない人というのは、「時間」に対する意識がほぼありません。
何にどれだけ時間をかけているのか、その時間で得た成果はどのくらいなのかなど、「時間」あたりで考えるクセがついていないのです。
そのため一つの仕事に無駄に時間をかけてしまい、他のことが後回しになってしまうという事態に悩まされることが多くなります。
よく耳にする「生産性が高い」というのは、時間当たりの成果が多いということ。
生産性と「時間」は切っても切り離せないものなので、「時間」を意識することは大変重要なことなのです。
自分への投資をしていない
生産性が低い人は、自分への投資をしていません。自分への投資は、時間当たりで得られる成果を増やすためには、絶対に必要なことです。
たとえば、「高スペックで処理速度の速いパソコンを買う」「集中して勉強できる時間を確保して足りない知識を補充する」といったことも自分への投資です。
生産性を意識できていない人は、自分に足りないものを把握し、どうすればそれを改善できるのかを考えていない人とも言えるでしょう。
すべて自分でやろうとする
人に仕事を任せることができず、何もかも自分でやろうとするのも生産性が低い人の特徴です。
たとえば、プロジェクトの進捗確認や他社へのアポ取りなど、部下に任せても平気な業務というのは多々あります。
家庭内でも、子ども部屋の掃除などを自分がやらなくては気が済まないという人がいますが、それも子どもを信頼せず、任せられないという意味では同じです。
役割分担で生産性は高まる
こういう人たちは、役割を分担することで生産性が高まるという当たり前のことがわかっていません。
結局自分の貴重な時間は失われ、部下や子どものスキルは上がらないというなんの進歩もない結果を招いてしまいます。
今すぐにできる！生産性を高めるための５つのポイント
ここまで生産性を意識していない人の特徴を見てきましたが、いかがでしたか？
生産性について意識しているかどうかが、時間の余裕に大きく関わってくるというのがイメージできたのではないかと思います。
ここからは、生産性を高めていくために変えるべきポイントを紹介していきます。
時間の余裕を手に入れたい方は、ぜひ参考にしてください。
時間には限りがあると意識する
「時間」について意識するには、自分の時給を考えてみるのが一番手っ取り早いと思います。
月給など自分が得ている報酬から、あなたの時給を計算してみましょう。その時給を増やしていくことが生産性を高めるということです。
ではどうやって時給を増やすのかといえば、単純に仕事にかける時間を短くすればいいのです。例えば、今5時間かけている仕事を2時間で処理できるようになれば、時給は上がります。
１つの仕事にかける時間を短くしよう
「一つの仕事に割ける時間には限りがある」と意識しましょう。
一つの仕事にダラダラと時間をかけているようでは、生産性は高まりません。
「メールチェックは15分」「ミーティングは10分」「資料作成は1時間」など、仕事ごとに、自分で制限時間を設定してください。
その時間を締め切りとして仕事を進めるようにしましょう。主婦の方なら、一つ一つの家事に同じように制限時間を設定してみてください。
人は制限時間あったほうが、高い集中力を発揮できると言われています。
時間を区切ることで、自分の能力を引き出し、仕事をテンポよく進めていけるようになるのです。
スキルアップや設備向上のための投資をする
一つのことにかける時間を短くするための投資を積極的に行いましょう。
日々の生活や仕事を見直してみると、少しお金をかければ短縮できる時間がたくさんあることに気づくはずです。
例えば、処理速度の速い高スペックなパソコンを購入すれば、プログラミングや動画編集、電話会議など、パソコンへの負荷の高い作業にかかる時間を短縮でき、ストレスも軽減できます。
有料の会計ソフトで帳簿管理の時間を短縮するというのもいいでしょう。
足りない知識を補充するために、通信教育や専門学校を利用して専門家に教わることも、長い目で見れば投資になります。
カフェやコワーキングスペースで、集中して仕事や勉強に取り組める時間を確保するのもいいでしょう。
こうした投資をしていくことで、徐々に仕事の処理速度が上がっていき、生産性の向上へとつながっていくはずです。
人に任せる
自分がやらなくてもいいことや自分が苦手なことについては、思い切って人に任せるようにしましょう。すべてのことをあなたがやる必要はありません。
ミーティングの時間調整や会議資料の作成など、現在あなたがやっている仕事の中で、人に任せても支障がない仕事をリストアップしてみてください。
そしてそれぞれの仕事を人に任せることに決めてしまいましょう。
それらの仕事に充てていた時間は、あなたでなければできない仕事や、自己投資に使うことができますし、仕事を任されることで、部下のスキルも上がるのでいいことばかりです。
人に任せる事で時間が生まれる
あなたが思い切って人に任せることで、あなたには時間の余裕ができ、部下や家族は自分に必要なスキルを身に着けていくことができます。
その結果チーム全体の生産性が高まり、さらなる時間の余裕を生んでくれるのです。
整理整頓をする
作業動線を考えた整理整頓を行いましょう。
作業動線に合った物の配置を工夫することで、すべての作業が効率的に進むようになります。
まず、自分の一日の動線を確認しましょう。まず自分のデスク回りの作業動線をチェックしてみてください。そして比較的回数の多い行動について、その作業がしやすいように物の配置を変え、整理整頓を行いましょう。
例えば電話を取る回数が多い人は、電話へのアクセスが良くなるようにパソコンやメモ帳の配置を考えます。
資料をもとに書類の作成をするという人は、資料が取り出しやすいファイリングや資料を広げられるスペースを確保しましょう。何度か違う配置を試して最適な形を決めていってください。
あまり重要視していなかった日々の行動には、実は無駄な動作も多く含まれています。
作業動線に合わせて整理整頓することで、無駄な行動がカットでき、生産性の向上にもつながっていくはずです。
細かい部分でも効率化を図る
パソコン上でも、細かな部分での効率化を図ることができます。
例えばメールでよく使うフレーズを、パソコンの辞書機能を使って登録しておくのもおすすめです。
「あ」なら「ありがとうございました。」、「い」なら「いつもお世話になっております。」など、一文字打てば文章が出てくるという設定にしておくだけで、メール処理の速度が格段に上がります。
また外資系のコンサルティングファームでは新入社員にパソコンのショートカットを最初に教えるといいます。
こうした細かな事柄は見落とされがちですが、この部分の効率化を図ることは、仕事全体の効率化につながります。それが生産性を高めることにもつながっていくのです。
時間は有限！生産性を高めて人生を変えよう
今回は生産性を意識していない人の特徴と、生産性を高めるポイントをそれぞれ紹介してきました。
時間が貴重であるという点においては、経営者でも会社員でも、みんな同じです。
職場でも家庭でも生産性を高めることは、時間の余裕、そして人生の余裕につながっていきます。
生産性を意識することでこれからの人生を変えましょう。
【参考文献】
- 自分の時間を取り戻そう ゆとりも成功も手に入れられるたった1つの考え方（ちきりん／ダイヤモンド社／2016年）
- 成功と自由を手に入れる 安田式時間ルール35（安田正／日本文芸社／2014年）
- 使える時間が倍増する！時間管理の鉄則（山本憲明／マガジンハウス／2012年）
- 「自分だけの3時間」を作る 人生・仕事の超整理法 あなたの1日は27時間になる。（木村聡子／ダイヤモンド社／2015年）