どんなに時間をかけても仕事が終わらなくて、やることが山積み・・・。
仕事が渋滞して周りにも迷惑をかけてしまう・・・。
そんな状況に陥って頭を抱えてしまっていませんか？
もしそうなら、仕事の進め方を全面的に見直したほうがいいかもしれません。
今回はなぜかやるべきことが終わらないその理由と、仕事の優先順位のつけ方についてご紹介していきます。
やるべきことが終わらない３つの理由
毎日かなりの時間を仕事に割いているのに、やるべきことが終わらない。
そんな状態に陥ってしまうのには、それなりに理由があります。
ここではその理由を３つに絞ってご紹介していきます。当てはまる項目がないかどうか確認してみてください。
安請け合いをする
やるべきことがどんどん山積みになっていくという場合、安請け合いをしてしまっているというパターンが多く見られます。他者から頼まれると断ることができず、自分のキャパシティを超えた仕事を抱えてしまうのです。
このパターンの人は責任感の強いまじめな人が多い
根が真面目な人ほどなんとか時間をやりくりし、無理な量の仕事をこなそうとしてしまいます。
当然自分がもともと進めていた仕事も終わらせなくてはいけませんから、一時しのぎに無理をしてしまうのです。
悪循環のループにはまってしまう
しかし、一度その方法で仕事を終わらせることができてしまうと、その後も同じように仕事を頼まれ続けることになりがちです。
最初に受けてしまった手前断り切れず、延々とそのループから抜けられなくなってしまうのです。
頼まれた順に処理している
日々頼まれる仕事を頼まれる順番に処理していくというのは、一見効率的にも思えますが、どうしても積み残しができてしまいます。
もともと進めようとしていた仕事が止まってしまうことがあるからです。
急に頼まれる仕事というのは、緊急性の高い仕事であることも多いので、そうした状況を招いてしまうのもしかたないとも言えます。
しかし、何も考えずに頼まれた順に処理し続けるのは問題です。
もともと抱えていた仕事は残業して進めなくてはならないなど、他の仕事にしわ寄せがきてしまい、キャパオーバーのまま走り続けることにもなりかねません。
作業時間を意識していない
やるべきことが終わらないという人でも、ToDoリストを作るなど業務量自体は把握できていたりします。
しかしここで抜け落ちているのが「作業時間」という視点です。
仕事のボリュームを把握できていない
一つの仕事にどのくらいの時間がかかるのか、その仕事に割ける時間はどのくらいなのか、といった部分まで考えきれていないのです。
とにかく仕事を終わらせることだけに目が向いているので、どんなに時間をかけてでもすべての仕事を終わらせようとします。
確かに時間をかければ仕事は終わるのでしょうが、一つの仕事に時間をかけ過ぎてしまうと、結局仕事は溜まっていき、働き続けるサイクルに入ってしまうのです。
上手に優先順位をつけるための4つのポイント
ここまで読んできてお分かりのように、やるべきことが終わらないという人は、
- 自分の抱えられる仕事の量
- 段取り
- 作業時間
について、きちんと向き合えていません。
常にやるべき仕事を抱えていて忙しいため、改めて見直す時間がないという人もいるでしょう。
しかし一度手を止めて、自分の仕事の進め方を見直してみると、すぐにでも改善できる点はあります。
ここではやるべきことを終わらせて、スムーズに仕事を進めていくための優先順位の付け方について、5つのポイントに絞ってご紹介します。
1.安請け合いはやめる
優先順位以前の問題になりますが、今日から安請け合いをやめましょう。
すでに相当量の仕事を抱えているのなら、「できない」と断ってしまって構いません。
できそうもないことを引き受けて、本当にできなかったらそれこそ迷惑がかかります。
仮にできるとしても、安請け合いした仕事のために他の仕事に影響が出ることもあるため、やはりよくありません。
まず自分の仕事の量と内容を把握しよう
自分がどのくらいの仕事を抱えているか把握し、そこに余裕があるかどうか見極めましょう。
余裕がなければきっぱり断ってください。それがもともと抱えていた仕事に対する責任を果たすということでもあります。
頼む側は案外こちらの状況を考えていなかったりします。自分自身で判断し、断れるようになりましょう。
2.スケジュールを共有する
前項で触れた「断る」ということが、実際には難しいという人も多いと思います。その場合には、より断りやすい環境を作ることから始めてみましょう。
チームでスケジュール共有する仕組みを作る
自分の所属する部署やプロジェクトチームの中で、スケジュールを共有する仕組みを作ってみてください。
例えば、カレンダーやToDoリストをクラウド上で共有する、一日の始めに短いミーティングを開くなどが有効でしょう。
お互いの仕事の状況や忙しさ、今日中にやるべきことを共有しておくことで、「断る」という無駄なやり取りさえ必要なくなっていきます。
自分のスケジュールを開示する
チーム全体でというのが難しければ、自分のスケジュールだけでも周囲に開示するでもいいでしょう。
あなたが今日何をしているのかということを示しておくだけで、できないことを頼まれるということは減っていきます。
仕事の割り込みが減り、自分のやるべきことを優先的に進めていけるようになるでしょう。
3.緊急性・重要度・難易度を見極める
急に頼まれた仕事について、緊急性や重要度・難易度を即座に見極められるようになりましょう。
これができると優先順位が自然につけられるようになり、仕事の段取りにそれほど時間をかけなくてよくなります。
緊急性について
緊急性という点で考えると、シンプルに締め切りで判断できるでしょう。
たとえば「あと1時間でお願い」と言われたら、時間的な緊急度は高めですし、すぐに取り掛かるという判断が可能です。
「来週までに」であれば時間的な緊急度は低めなので、一旦置いておくこともできます。
重要度について
重要度を判断するのためには、事前に自分で基準を設けておくことが大切です。
「今関わっているプロジェクトに関する業務なら重要度は高め」など、自分の中で優先的に進めたい仕事とそうでない仕事のカテゴリーを決めておきましょう。
重要度の高い仕事を優先的に進め、他の仕事は余裕のあるときに進めるなど、優先順位の判断が簡単になります。
難易度について
最後の難易度ですが、これは業務自体の難しさで判断します。
例えば「書類を見てハンコを押す」「メールをチェックする」などは、難易度が低めですから、まとめてササっと終わらせてしまえます。
緊急性・重要度・難易度と総合的に判断することで、優先順位が決まりやすくなり仕事もスムーズに進められるようになるはずです。
4.作業時間を意識する
時間は有限です。また、どんな人でも仕事ばかりしているわけにはいかないので、仕事に割ける時間はもっと限られます。
その限られた時間の中でやるべきことを終わらせるためには、一つ一つの仕事に要する作業時間を意識することが大切です。
自分の作業内容を把握する
まずは自分が何にどれくらい時間をかけているのかを把握し、客観視します。ある程度傾向を把握したら、業務ごとにかける時間を無理のない範囲で決めていきましょう。
そして決めた時間の中で仕事を終わらせることを意識してください。
これを繰り返していると、自然と時間内に終わらせるためにはどうすればいいのかを考えるようになります。
自分の抱えているすべての仕事について、時間的な見通しが立つようになると、気持ちにも余裕が生まれます。
時間がかかりそうなことを優先的に行うなど、スケジューリングにも気を配れるようになるでしょう。
優先順位を付けてやるべきことを終わらせる
今回はやるべきことが終わらない理由と、やるべきことを終わらせるための優先順位の付け方についてご紹介しました。
仕事の進め方というのは、人それぞれに違いがあるのが当然で、それ自体は問題ではありません。
大事なのはやるべき仕事を終わらせていけるかどうかです。
参考文献
・「自分だけの3時間」を作る人生・仕事の超整理法 あなたの1日は27時間になる。（木村聡子／ダイヤモンド社／2015年）
・仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則 完全版（マーク・フォースター／ディスカヴァー・トゥエンティワン／2016年）
・自分の時間を取り戻そう ゆとりも成功も手に入れられるたった1つの考え方（ちきりん／ダイヤモンド社／2016年）